こんにちは、上月拓真です。

クライアントのセールに向けての準備中に、DMに宛名印刷していました。全リストから可能性の高そうな1/3の顧客を抽出し、宛名を印刷しています。

個人情報の保護の意味から、自社のコピー機で宛名印刷をしていて、横の手差しにハガキを入れて印刷していました。

ただ、この手指しの部分って全然ハガキが入らないんですよね。
一度に入れられるのは３０枚ほど、3000枚印刷しようと思ったらかなり大変なんです。

しかも、そもそも3000枚印刷するように作られていないからか頻繁にエラーが出ます。先日もエラーが出ていて、もうメンテナンススタッフに頼むしかない状態でした。

そして、スタッフさんがきてチェックして直してもらったところ、

「こっちのトレイでやったらどうですか？」と、コピー用紙が入っているトレイをさして言われました。

確かにトレイでやろうと試したことはありました。ただ、はがきサイズには設定できなかった経験がありました。

しかし、トレイにはめてプリンターの設定を修正したところ、手差しではなくトレイで印刷可能に！

今後もDMの印刷をすると考えると、かなりの生産性UPにつながります。

業務の効率化って、専門家に聞けば一瞬で解決できる割に、めちゃめちゃ生産性があがるなと感じました。

例えばこのクライアントには、ラインワークスやグーグルカレンダーの設定をさせてもらい活用してもらうことで、スタッフ間の情報共有の生産性をかなりアップしました。

これまで紙に手書きしていましたからね。記入や確認のために、事務所に戻る必要がありましたが、その手間も無くなりました。

今回のDM印刷も、もっと早くプリンターのスタッフに一言相談しておけば、これまでの時間を取り返せたのではないかと思っています。

いやー、無駄な時間を過ごしていたという後悔と今知れて良かったという安堵感があります。

専門家に頼るって大事ですね。

今日の質問

業務改善をする上でどんなことを専門家に頼むと良さそうですか？

一言専門家に聞くだけで今後の事業効率がガラっと変わることもありえるのでぜひ考えてみてくださいね。

追伸
スタッフ数名のコンパクトな企業さんであれば、グーグルカレンダーやラインワークスなどの無料のアプリで業務改善が可能です。興味がある方はご相談くださいね。